Aramalar

Kurulum (yönetici)

CloudTalk hesabı Avlu kurulurken sunucuda bağlanır. Sonra:

1. Settings → CloudTalk: Enabled anahtarını açın; sohbetlerde ve dosyalarda bir arama düğmesi istiyorsanız Call button anahtarını da açın. Save düğmesine basın. Status altında Test connection “Connected to CloudTalk.” (CloudTalk'a bağlandı) demelidir.
2. Agents altında Refresh agents düğmesine basın ve her CloudTalk kullanıcısını (agent) doğru Avlu kullanıcısına bağlayın.
3. Webhook setup altında Copy düğmesine basın. CloudTalk'ta (Account → Webhooks → Add endpoint) adresi yapıştırın; böylece her arama birkaç saniye içinde Avlu'ya ulaşır. Orada listelenen 4 olayı işaretleyin ve uç noktanın imza anahtarını (signing secret) BT ekibinize verin (onu asla Avlu'ya yapıştırmayın). Sonra CloudTalk'un kendi Send test event özelliğini kullanın: olay Last events altında görünmelidir.
4. Settings → Calls: Stages to call (aranacak aşamalar ve sıraları) ile Pilot people (pilot kişiler) seçin, Dialer on anahtarını açın ve Save düğmesine basın.
5. Missed calls altında Missed-call callback tasks anahtarını açın ve Alert the team leader when not called back in (min) değerini, yani geri aranmayan bir arama için ekip liderine kaç dakika sonra haber verileceğini ayarlayın.

Birkaç pilot kişiyle başlayın. Calls sayfasından yalnızca onlar arama yapabilir; yöneticiler de sayfayı görür.

Calls sayfası

Menüden Calls sayfasını açın. CloudTalk uygulamanızı açık ve Online durumda tutun; en iyi masaüstü uygulaması çalışır.

My stages aşamalarınızı şu sütunlarla listeler: Ready now (şimdi hazır), Later today (bugün daha sonra), Callback later (sonra geri arama), Called today (bugün arandı), No valid number (geçerli numara yok) ve toplam. Yalnızca sahibi olduğunuz hastalar aranır. Bir hasta, kendi istediği geri arama dışında, günde en fazla bir kez ve yalnızca aranabilir saatleri içinde aranır.

1. Bir aşamada Call all düğmesine ya da bütün aşamalarınızı sırayla aramak için Call everything düğmesine basın.
2. Sıradaki hasta kısa bir geri sayımla gösterilir. Hemen başlamak için Call now, bu hastayı atlamak için Skip ya da durmak için Pause düğmesine basın.
3. CloudTalk önce sizi, sonra hastayı arar. CloudTalk aramayı kendiliğinden açmazsa CloudTalk uygulamanızdan cevaplayın.
4. Kimse cevap vermezse CloudTalk'ta kapatın ve No answer (N) düğmesine basın. Konuştuysanız We talked (T) düğmesine basın.
5. Nasıl geçtiğini How did it go? bölümünde seçin (sonraki bölüm), sonra Save and next ya da mola için Save and pause düğmesine basın.

Resume moladan sonra devam eder; Stop oturumu bitirir. Sonunda kaç arama yaptığınızı, kaç hastaya ulaştığınızı ve kaçını ilerlettiğinizi görürsünüz.

Arama sonuçları ve ulaşılamayanlar basamağı

Bir aramadan sonra How did it go? şunları sunar:

• No answer / voicemail: hasta ulaşılamayanlar basamağında bir adım ilerler, örneğin NR3 → NR4. Bugün zaten sayılmış bir hasta yerinde kalır.
• Stay in: izin verildiğinde, mevcut aşamada kalır.
• Panodaki gibi gruplanmış yeni bir aşama (örneğin Waiting Photos, Offer Sent ya da Booked/Won).
• Call back on: hastanın aranabilir saatleri içinde bir gün ve saat ya da No callback (geri arama yok). Bazı aşamalar bir geri arama saati ister.
• Note (optional): isteğe bağlı not.

Yanlış sonucu mu seçtiniz? Correct this result (kalan süreyle birlikte gösterilir) her aramayı, kaydettikten kısa süre sonra bir kez düzeltmenizi sağlar: doğru sonucu seçin, sonra Save correction düğmesine basın.

Varsayılan ulaşılamayanlar basamağı Fresh → NR1 → NR2 → NR3 → NR4 → No Response şeklindedir: hastanın cevap vermediği her gün için bir adım. Call Later aşamasındaki bir hasta, cevapsız iki aramadan sonra NR1 aşamasına geçer.

Kendi telefonunuzdan yaptığınız aramalar

Cep ya da masa telefonunuzdan mı aradınız? Ekip görsün diye aramayı kaydedin:

• Bir WhatsApp sohbetinde: Log call → Talked, No answer, Voicemail ya da Wrong number, bir not ve Next step (bir takip) (Avlu WhatsApp).
• Hasta dosyasında: zaman çizelgesinin altındaki kutuda Outcome seçin: No answer, Voicemail, Followed up, Talked ya da Busy.

Call button açıkken sohbetlerde ve hasta dosyalarında bir Call düğmesi de olur: CloudTalk önce sizin CloudTalk uygulamanızı çaldırır; cevapladığınızda hastayı arar. Düğmede “Not linked to a CloudTalk agent. Ask an admin.” yazıyorsa yönetici sizi Settings → CloudTalk → Agents bölümünde bağlar.

Cevapsız aramalar

Bir hasta arar ve kimse açmazsa hastanın sahibine bir geri arama görevi düşer:

• Avlu WhatsApp ile: My Work listesinin en üstünde, Missed calls altında. Call back düğmesine basın ve sohbetten arayın.
• Avlu WhatsApp olmadan: hasta dosyasında bir “Missed call: call back” (cevapsız arama: geri arayın) bildirimi.

Görevi yalnızca bir arama kapatır; bir WhatsApp mesajı kapatmaz. Yöneticinin belirlediği süre içinde kimse geri aramazsa ekip liderine haber verilir. Ekip liderleri ve yöneticiler açık cevapsız aramaların hepsini Live board üzerinde görür (Avlu Lead Dağıtımı). Geri arama gerektirmeyen bir cevapsız arama, bir neden yazılarak kapatılabilir (Dismiss this missed call?).

Calls sayfası başlamıyorsa

“The dialer is switched off.”

Otomatik arama kapalı. Bir yönetici onu Settings → Calls sayfasından açar (Dialer on).

“The dialer is in a pilot with a few people. Ask your team leader to join.”

Settings → Calls sayfasındaki Pilot people arasında değilsiniz.

“Calling through CloudTalk is off.”

Bir yönetici Settings → CloudTalk sayfasında Enabled anahtarını açar.

“You are not linked to a CloudTalk agent. Ask an admin.”

Bir yönetici kullanıcınızı Settings → CloudTalk → Agents altında bağlar.

“CloudTalk says you are not online. Set yourself Online in CloudTalk, then Resume.”

CloudTalk uygulamasını açın, durumunuzu Online yapın ve Resume düğmesine basın.

“This page was closed or asleep, so the calls stopped. Resume when you are back.”

Arama yaparken Calls sekmesini açık ve bilgisayarı uyanık tutun.

“Nobody is ready to call now.”

Hastalarınızın hiçbiri şu anda aranamıyor (aranabilir saatlerin dışındalar ya da bugün zaten arandılar). Sayfa, bugün daha sonra kaç hastanın aranabilir olacağını söyler.