WhatsApp

My Work: güne buradan başlayın

Inbox, My Work (İşlerim) ile açılır: sırada kiminle ve neden temas edeceğinizi gösteren listeniz, şu sırayla: Hot reply (hasta az önce yanıt verdi), New lead waiting (bekleyen yeni lead), Patient waiting (bekleyen hasta), Follow-up due (zamanı gelen takip) ve No next step (sonraki adım yok). Yukarıdan başlayarak çalışın. Liste boşken “Nothing waiting. Nice work.” (Bekleyen bir şey yok. İyi iş.) yazar.

• En üstte Missed calls (Avlu Aramalar): arayıp cevap alamayan hastalar. Onları geri arayın; bunu yalnızca bir arama kapatır.
• New leads assigned to you (Avlu Lead Dağıtımı): bkz. Lead Dağıtımı.
• Ekip liderleri ve yöneticiler Show the queue of ile başka birinin ya da bir ekibin listesini görebilir.

Listenin sırası görevinize bağlıdır ve yönetici tarafından Settings → Work queue sayfasında ayarlanır.

Gelen kutusu listesi

Görebildiğiniz bütün sohbetler için My Work yerine Inbox görünümüne geçin:

• Sekmeler: Mine (benimkiler), Team (ekip liderleri), Unassigned (atanmamış), Waiting (lead dağıtımını bekleyen yeni lead'ler; onları atayabilecek kişiler için) ve All (tümü).
• Arama, Sort by (Most recent, Waiting longest, Priority, Follow-up date) ve filtreler: durum, aşama, son temas, takip (Due today, Tomorrow, This week, No follow-up), öncelik, etiketler, WhatsApp numarası ve More (örneğin Needs reply, No reply yet, Favorites, 24 saatlik pencere, ertelenmiş sohbetler, ülke).
• Views (görünümler): Save current view bir filtreyi kendiniz, ekibiniz ya da herkes için saklar; Manage views görünümleri yeniden adlandırır, sıralar, paylaşır ya da arşivler.

Bir sohbet üzerinde çalışmak

Sohbet ortada, hastanın yan paneli sağdadır: hasta, hasta dosyası, notlar, aramalar, tedavi planları (Avlu Tedavi Planı) ve uçak bileti kaporası (Kapora ekstrası).

Sohbetin üstündeki düğmeler:

• Claim (“Take this conversation”, sohbeti üstlen): yalnızca yeni lead olmayan bir sohbet için; örneğin yeniden yazan bir hasta.
• Assign (ekip liderleri ve yöneticiler): Find a person (kişi bul) ya da Unassigned. Bir TC pod'daki hasta danışmanı bunun yerine Hand over to ve koordinatörünün adını görür.
• Follow-up (takip), Log call (arama kaydı), yıldız (Add to favourites) ve Priority (öncelik): Urgent, High, Normal ya da Low.
• Status (durum): New, Open, Pending ya da Closed. Açık bir takibi olan sohbeti kapatırken önce “Close this conversation?” (bu sohbet kapatılsın mı?) diye sorulur.
• Labels (“Find or create a label”, etiket bul ya da oluştur) ve Snooze (ertele): 1 hour, Later today, Tomorrow, 3 days, Next week ya da Custom….
• More actions (⋯): No reply needed, Search in conversation, History, Mark do-not-message, Copy link.
• Call (Avlu Aramalar, arama düğmesi açıkken).

Yanıtlar ve özel notlar

Sohbetin altında iki sekme vardır: Reply (yanıt) ve Note (not).

• Reply: yazın ve göndermek için Enter tuşuna basın (yeni satır için Shift + Enter). Fotoğraf ve belge ekleyin, sesli mesaj kaydedin, emoji ekleyin ya da hızlı yanıtlarınız için / yazın. Atanmamış bir sohbette yanıt yazarken Claim and send görünür ve sohbet sizin olur (klinik izin veriyorsa).
• Note: “Private note: only your team sees this.” (Özel not: bunu yalnızca ekibiniz görür.) Bir meslektaşınızı anmak için @ yazın, sonra Add note düğmesine basın. Hasta notları hiçbir zaman görmez.

Bir danışman bir tutar yazdığında uygulama “Prices come from the doctor's treatment plan. Check before sending.” (Fiyatlar doktorun tedavi planından gelir. Göndermeden önce kontrol edin.) uyarısını gösterebilir. Yönetici bu uyarıyı Settings → Company → Messages bölümünden açıp kapatır.

Yalnızca WhatsApp kullanıcı adı olan, telefon numarası olmayan bir kişide Ask for phone number görünür; bu düğme kliniğin numara isteme metnini gönderir.

Şablonlar ve 24 saat kuralı

WhatsApp, yalnızca hastanın son mesajından sonraki 24 saat içinde serbestçe yazmanıza izin verir. Sohbetin üstü pencereyi gösterir: açık (kalan süreyle) ya da kapalı.

Pencere kapalıyken şu yazar: “The 24-hour window is closed. The patient must write first, or send an approved template.” (24 saatlik pencere kapandı. Önce hasta yazmalı ya da onaylı bir şablon göndermelisiniz.) Yanıt kutusu o zaman Choose template, Log call ve Set follow-up seçeneklerini sunar.

1. Choose template düğmesine basın. Yalnızca kullanabileceğiniz onaylı şablonlar listelenir.
2. Arayın ya da dile ve kategoriye (utility ya da marketing) göre filtreleyin ve hastanın dilindeki şablonu seçin.
3. Her değişkeni (ve şablonda varsa başlık dosyasını) doldurun ve gönderin.

• Utility (hizmet) şablonları hastanın kendi talebiyle ilgilidir: fotoğraflar, tedavi planı, randevu. ABD dahil her yere ulaşır.
• Marketing (pazarlama) şablonları teklifler, tedavi listeleri ya da “hâlâ ilgileniyor musunuz?” mesajlarıdır. Kategoriyi Meta metne bakarak belirler. ABD (+1) numaralarına hiçbir zaman ulaşmazlar: “Only utility templates reach US numbers.”
• Şablonlarda fiyat, indirim ya da “ücretsiz” kelimesi olmaz.
• Klinik, günlük sınırları ve yanıtsız şablonlar arasındaki bekleme süresini belirler (Settings → Company → Templates policy).

Hasta dosyasından sohbet başlatmak

1. Hastanın dosyasında, üst kısımdaki WhatsApp düğmesine basın.
2. Start a WhatsApp conversation penceresinde telefon numarasını kontrol edin. Kliniğinizin birden fazla WhatsApp numarası varsa Next düğmesine basın ve Send from which WhatsApp number? (hangi WhatsApp numarasından gönderilsin?) altında numarayı seçin.
3. Choose template düğmesine basın, şablonu doldurun ve gönderin. Ekranda “Template sent. The conversation is now yours.” (Şablon gönderildi. Sohbet artık sizin.) yazar.

Şablon yazmak

Menüdeki Templates sayfasında üç sekme vardır: WhatsApp templates, Quick replies ve Review queue (ekip liderleri ve yöneticiler).

1. New template düğmesine basın. Basics bölümünü doldurun: ekip için bir Title (başlık), Language (dil), Purpose (amaç) ve Visible to (kimler görür).
2. Header (optional), değişkenleriyle Body, Examples for Meta's review (Meta incelemesi için örnekler), Footer (optional) ve Buttons (optional) ekleyin: en fazla 10 düğme; bunların en fazla 2'si bağlantı, 1'i telefon numarası olabilir. Asla fiyat yazmayın: fiyatlar doktorun tedavi planından gelir.
3. Save draft düğmesine basın.
4. Danışmanlar Request review düğmesine basar ve şablonu bir ekip lideri Meta'ya gönderir. Ekip liderleri ve yöneticiler doğrudan Submit to Meta düğmesine basar. Meta şablonu genellikle birkaç dakikada, bazen bir güne kadar inceler.

Bir şablonun durumu Draft, In review, Pending, Approved, Rejected, Paused ya da Disabled olur (ve Meta'dan gelen, daha seyrek birkaç durum). Onaylı şablonlar düzenlenemez: değiştirmek için bir kopyasını oluşturun. Yöneticiler durumları yenilemek için Sync from Meta düğmesine basabilir.

Hızlı yanıtlar

Hızlı yanıtlar, 24 saatlik pencere içinde gönderilen hazır metinlerinizdir. Templates → Quick replies → New quick reply: bir Shortcut (kısayol), bir Title, Message (hastanın adını ya da tam adını, kliniğin adını ve şehrini kullanabilir), bir ek ve Visible to. Sohbette eklemek için / ve ardından kısayolu yazın.

Takipler

Takip bir sözdür: “Şu tarihte arayacağım ya da yazacağım.” Hasta o gün My Work listenize geri gelir; gecikenler kırmızı OVERDUE yazısıyla görünür.

1. Sohbette Follow-up düğmesine (ya da F tuşuna) basın.
2. Tomorrow, 2 days, 3 days, 1 week ya da özel bir tarih ve saat, kanalı (WhatsApp, arama ya da ikisinden biri) ve isterseniz bir Note (optional) seçin.

Menüdeki Follow-ups hepsini listeler: “Promised calls and messages.” (söz verilen aramalar ve mesajlar). Gruplar: Overdue, Today, Tomorrow, This week ve Later; Mine ya da ekibin takipleri. Bir satırda: Open, Done ya da aynı kanal ve notla Move to Tomorrow, 2 days, 3 days veya 1 week.

Mesaj gönderilmeyecek (do-not-message)

Bir hasta mesajları durdurmanızı isterse: More actions (⋯) → Mark do-not-message, isterseniz bir Reason (optional) ile. Bundan sonra şablonlar engellenir; hasta size yazdığı sürece yine yanıt verebilirsiniz. Remove do-not-message işlemini yalnızca ekip liderleri ve yöneticiler yapabilir.

Yönetici Settings → Company → Opt-out keywords bölümünde ayrılma kelimeleri listeleyebilir: tam olarak bu kelimelerden biri olan bir hasta mesajı, hastayı kendiliğinden do-not-message olarak işaretler.

Etiketler

Etiketler sohbetleri gruplar; örneğin tedaviye ya da kampanyaya göre. Sohbette Labels düğmesine (ya da L tuşuna) basın ve bir etiket seçin ya da oluşturun. Settings → Labels etiketleri yeniden adlandırır, rengini değiştirir ya da arşivler. New label bir ad, bir renk ve Visible to ister: yalnızca siz, bir ekip ya da herkes (ekip ve şirket etiketleri rolünüze bağlıdır).

Team sayfası (ekip liderleri)

Menüdeki Team sayfası kişi başına şu anki iş yükünü gösterir: atanmış açık sohbetler, yanıt bekleyenler, 1 saatten uzun süredir yanıtsız olanlar, bugün zamanı gelenler, sonraki adımı olmayanlar ve en uzun bekleyen. O sohbetleri gelen kutusunda açmak için bir sayıya tıklayın.

WhatsApp numaranızın kalitesi

Meta her işletme numarasını derecelendirir. Derece düştüğünde gelen kutusunun üstünde gösterilir:

“WhatsApp number at risk (Yellow). Send templates only to patients who expect a message from you, no extra reminders. Focus on open chats and calls.”

Hastalar mesajları engelledi ya da şikâyet etti. Derece düzelene kadar şablonları azaltın; yalnızca sizden mesaj bekleyen hastalara gönderin.

“WhatsApp number is Red: templates are paused. Reply only in open chats (last 24 hours). Call the other patients.”

Uygulama numarayı korumak için şablon gönderimini durdurur. Açık sohbetlerde yanıt vermeye devam edin, diğer hastaları arayın.

Yönetici dereceyi, mesajlaşma sınırını ve Meta'nın uyarılarını Settings → WhatsApp sayfasında görür.