Lead Dağıtımı · Yardım merkezi

Nasıl çalışır

Yeni bir lead gelir: bir Meta lead formundan ya da WhatsApp numaranıza ilk kez yazan bir hastadan (Avlu WhatsApp ile).
Uygulama; dağıtım sırasında olan, hastanın dilini konuşan, vardiyada olan (kliniğiniz istiyorsa çevrimiçi de olan) ve sınırlarının altında kalan bir danışman seçer. Bunu yalnızca hastanın saatiyle gündüzken yapar.
Danışmanın lead ile temas kurmak için belirli bir süresi vardır. Temas kurmazsa uygulama önce hatırlatır, sonra lead'i bir meslektaşına verir ve ekip liderine haber verir.
Kimse yeni bir lead'i kendisi üstlenemez: yeni lead her zaman lead dağıtımı üzerinden gelir.

Danışmanlar için: yeni lead'leriniz

Yeni lead'leriniz My Work listesinin en üstünde, New leads assigned to you (size atanan yeni lead'ler) altında, kalan süreyle görünür: önce “… min to contact” (temas için … dakika), sonra Contact now (şimdi temas kurun).

Sohbeti açmak için Open düğmesine basın, sonra yazın ya da arayın.
Kendi telefonunuzdan aradıktan sonra lead'in satırında Called (arandı) ya da No answer (cevap yok) düğmesine basın. Kaydedilen bir arama ya da gönderdiğiniz bir mesaj temas sayılır ve süreyi durdurur.

Avlu WhatsApp yoksa yeni lead'leriniz Home sayfasında, My files altında New lead nedeniyle görünür.

Durdurmak ve geri dönmek

Taking new leads (yeni lead alıyor): yöneticiniz izin verirse bu şeritteki anahtarla yeni lead almayı kendiniz durdurup yeniden başlatabilirsiniz (örneğin gün sonunda).
Otomatik mesai çıkışı: üst üste birkaç yeni lead, zamanında temas kurmadığınız için meslektaşlarınıza geçerse bir süre yeni lead almazsınız. Şeritte “No new leads until …” (… saatine kadar yeni lead yok) ve nedeni yazar. Sonra, çevrimiçi ve vardiyada olduğunuz sürece yeni lead'ler kendiliğinden yeniden gelir. Yöneticiniz izin verirse Take new leads again bu durumu hemen bitirir.
Tatil ve eğitim: yöneticiniz sizi Settings → Rotation sayfasında durdurur (Pause until; nedeni Manual, Leave ya da Training).

Hâlâ bekleyen bir lead

Henüz verilmemiş bir sohbetin üzerinde küçük bir etiket olur; örneğin Waiting for distribution, Distribution paused, sabaha kadar gece bekletmesi ya da bir sonraki vardiyayı bekleme. Lead kısa süre içinde bir danışmana ulaşır; bu arada bir özel not ekleyebilirsiniz. Bir lead verilene kadar onu yalnızca yöneticiler görür ve yalnızca bir yönetici onu elle verebilir (gelen kutusundaki Waiting sekmesi ya da Live board). Ekip liderini beklediği işaretlenmiş bir sohbeti ise ekip lideri atar.

Yeni lead'leri kim alır (yönetici)

Settings → Rotation: “Only the people switched on here get new leads, in turn. Admins are never added automatically.” (Yalnızca burada açık olan kişiler sırayla yeni lead alır. Yöneticiler hiçbir zaman otomatik eklenmez.)

Add all active staff (not admins) düğmesine basın ya da kişileri işaretleyip Into rotation düğmesine basın.
Kişileri işaretleyin ve hastalarla konuştukları dilleri Set languages… ile belirleyin. Bir lead yalnızca onun dilini konuşan birine gider.
Kişileri tek tek ayarlamak için satırdaki düzenleme düğmesine basın: In the rotation, Taking new leads, In the pilot, New hire (yeni çalışan sınırlarını kullanır), Receives leader alerts, Languages, Countries (first choice), Pause until ve Reason, Untouched at once ve Leads per day sınırları, bir Weight (ağırlık) ve kliniğin vardiyası yerine Own working hours (kendi çalışma saatleri).

Tablo her kişi için şunları gösterir: dağıtım sırasında olup olmadığı ve lead alıp almadığı, dilleri ve ülkeleri, dokunulmamış lead'leri, bugünkü lead'leri ve şu anda lead alıp alamayacağı.

Bir değişiklik birinin üzerinde henüz kimsenin temas kurmadığı lead'ler bırakırsa (örneğin onu dağıtım sırasından çıkarmak), uygulama “Re-route … untouched lead(s)?” diye sorar: Re-route now bu lead'leri meslektaşlara verir, Keep them kişide bırakır.

Dağıtım kuralları (yönetici)

Settings → Lead distribution: “Who gets each new lead, when, and what happens if nobody contacts it. Start in Shadow, check the report, then go live.” (Her yeni lead'i kim, ne zaman alır ve kimse temas kurmazsa ne olur. Shadow ile başlayın, raporu kontrol edin, sonra canlıya geçin.)

Mod (Mode)

Off: nothing is recorded: kapalı, hiçbir şey kaydedilmez.
Shadow: record who would get each lead: kimseye atama yapılmaz, yalnızca her lead'i kimin alacağı kaydedilir. Bir hafta çalıştırın ve Distribution report sayfasını okuyun.
Pilot: pilot reps get leads first: önce pilot danışmanlar, yani In the pilot açık olan kişiler lead alır.
Live: everyone in the rotation: dağıtım sırasındaki herkes.
Pause everything, örneğin bir kesinti sırasında, lead dağıtımını hemen durdurur.

Diğer kurallar

Lead sources (lead kaynakları): Meta form (live leads), Manual import (hiçbir zaman canlı dağıtılmaz) ve New WhatsApp contact (Avlu WhatsApp ile). Her biri için: Route (mod izin verdiğinde lead bir danışmana gider) ya da Shadow (yalnızca kaydedilir).
Capacity (kapasite): dokunulmamış lead ve günlük lead sınırları. Danışmanın kendi sınırları (Rotation) önce gelir.
Country teams ve Fair split of waiting leads: ülke atanmış kişiler o ülkelerin lead'lerini önce alır; gece bekleyen lead'ler vardiya başında eşit paylaştırılır.
Working hours: vardiya, kapalı günler ve isterseniz Only reps who are online (yalnızca çevrimiçi danışmanlar).
Patient callable window: lead bir danışmana yalnızca hastanın saatiyle gündüzken gider.
Timers (süreler): Remind the rep after, Re-route after, Alert the leader after ve Most re-routes per lead; çalışma dakikasıyla sayılır.
Returning patients: zaten bir sahibi olan hasta geri geldiğinde ne olacağı.
Languages (İngilizce zorunludur) ve Team per language (dil başına ekip).
Leader alerts, What counts as contacted (neyin temas sayıldığı) ve Rep self-service (Reps can switch “taking new leads” themselves, Reps can clock back in after an automatic clock-out).

Otomatik ilk mesaj

Avlu WhatsApp da varsa uygulama, WhatsApp'tan yazılmayı kabul etmiş yeni bir form lead'ine, lead'in dilinde onaylı bir WhatsApp şablonu gönderebilir. Canlıya almadan önce bir gün deneme (dry run) olarak çalıştırın.

Meta lead formları nereden gelir

Meta lead formlarınız Avlu kurulurken sunucuda bağlanır. Settings → Meta leads bugün gelen lead'leri ve varsa sorunları gösterir.

Canlı pano (ekip liderleri ve yöneticiler)

Settings → Live board: yeni lead'ler ve şu an nerede oldukları. Pano her 15 saniyede bir yenilenir.

Assigned, not contacted, Leader queue ve Returning kuyrukları ile bekleyen lead'ler; hastanın saati ve neden beklediğiyle birlikte.
Reps in the rotation: kimin vardiyada, çevrimiçi ve lead alabilir durumda olduğu.
Bir lead'i kendiniz bir kişiye atayın (neden kaydedilir; örneğin Leader's choice ya da From the leader queue) ya da bekleyen bir lead'i hemen gönderin.

Avlu Aramalar da varsa pano, henüz kimsenin geri aramadığı cevapsız aramaları da listeler.

Dağıtım raporu

Settings → Distribution report: kim hangi lead'leri aldı ve onlarla ne kadar hızlı temas kuruldu. Günler kliniğin günleridir.

From ve To tarihlerini, günlük ya da haftalık satırları, Shadow ya da Live lead'leri ve kaynağı seçin.
Per rep (danışman başına): mesai saatleri, atanan ve temas kurulan lead'ler, hedef süre içinde temas kurulanların oranı, temasa kadar geçen medyan dakika ve başka danışmana aktarılan lead'ler.
Why leads waited (lead'ler neden bekledi), Country teams ve otomatik ilk mesaj.