Raporlar ve ekstralar
Yöneticiler için sayılar ve kliniğinizin Settings → Features sayfasından açabileceği ücretsiz ekstralar.
Overview (genel bakış)
Menüdeki Overview her Avlu kurulumunda, ekip liderleri ve yöneticiler için vardır: ekip başına açık dosyalar, bu ayın rezervasyonları, aşamasında çok uzun kalan dosyalar, gecikmiş görevler, devirler, yeniden canlanan bekletme (nurture) dosyaları ve veri kalitesi. Reports ekstrası kapalı olsa bile açık kalır.
Raporlar
Reports: ekipleriniz için oranlarıyla birlikte sayılar, kliniğin saatiyle. Her rapor CSV olarak indirilebilir. Ekip liderleri kendi ekiplerini, yöneticiler bütün şirketi görür.
| Rapor | Ne gösterir |
|---|---|
| Funnel | Dönemin yeni lead'leri ve her birinin ne kadar ilerlediği: temas, fotoğraflar, plan, teklif, rezervasyon, geliş; her adımın oranıyla. |
| Bookings and money | Dönemde rezervasyonu yapılan dosyalar ve USD değerleri; aya, ülkeye, ekibe, satışı kapatan kişiye ve kaynağa göre; gelişler ve alınan ödemeler. |
| Loss reasons | Dönemde kaybedilen dosyalar; nedenine ve kaybedildikleri aşamaya göre. |
| Speed | Yeni lead'lerin ne kadar hızlı verildiği ve ilk temasın ne kadar hızlı kurulduğu, her aşamada geçen süre, plan ve rezervasyon süreleri. |
| Call attempts | Bir hastaya ulaşmak için kaç deneme gerektiği ve denemeye, hastanın saatine ve ülkeye göre cevaplanma oranı (Avlu Aramalar). |
| Files without activity | Aşamanın süre sınırından daha uzun süredir gerçek bir hareket görmeyen açık dosyalar, aşamaya göre. |
| Stage rules | Bir aşama kuralına takılacak geçişler; haftaya, aşamaya ve kişiye göre. Oranı %10'un altına indiğinde kuralı açın. |
| Activity per person | Kişi başına ya da kişi ve gün başına aramalar, görüşmeler, mesajlar, takipler, aşama geçişleri ve notlar. |
| Trips | Aya göre gelişler; gece, otel, transfer ve bilet sayıları ve maliyetleriyle. |
| Structure numbers | Yöneticiler için: kişi ve ay başına plan paketleri, gelişler ve USD cinsinden rezervasyon. Yalnızca sayılar, asla maaş değil. |
Liderlik tablosu
Leaderboard: haftayı rezervasyonda, teklifte, hızda ve aramalarda kimin önde götürdüğü. Panolar: Bookings (rezervasyonlar) ve Offers (teklifler), Speed to first contact (ilk temas hızı) ve Contacted within … min (hedef süre içinde temas, Avlu Lead Dağıtımı), Answered calls (cevaplanan aramalar) ve Talk minutes (konuşma dakikaları, Avlu Aramalar); ayrıca haftanın Top performer (en iyisi) kişisi. Your week (haftanız) kendi sayılarınızı, her panodaki yerinizi ve kaç lead aldığınızı gösterir.
Herkes her panonun ilk 5'ini ve kendi yerini görür. Ekip liderleri ve yöneticiler tam tabloyu da görür. Hafta, kliniğin saatiyle pazartesi 00:00'dan bir sonraki pazartesiye kadar sürer.
Ödüller
Rewards (herkes): hedefe ulaşın, ödülü kazanın. Uygulama ilerlemenizi her saat, hasta dosyalarının aşama değişikliklerinden kendiliğinden sayar; bu yüzden aşamaları güncel tutun. Her kazananı bir yönetici onaylar ve kazandığınız ödül adınızın yanında bir rozet olarak kalır.
Teklif oluşturmak (yönetici)
- Rewards → Manage rewards → New offer.
- Bir Title (personelin ilk gördüğü başlık) verin ve Goal type (hedef türü) seçin: Top performer weeks in a row, Sales in US dollars, Bookings ya da Packages (Diagnostic Done); ardından ulaşılacak sayıyı girin.
- Who can win altında: bir kişi ya da bir ekip; isteğe bağlı olarak bir Role, Job ya da Language.
- First day (ilk gün), tekrarlanıp tekrarlanmayacağı (Repeat) ve End (bitiş) değerlerini ayarlayın.
- Prize (ödül; hesap numarası yazmayın), isteğe bağlı olarak ABD doları cinsinden değerini ve isteğe bağlı Most winners (en fazla kazanan sayısı) değerini yazın. Alttaki kutu, kuralı personelin okuyacağı haliyle gösterir.
- Save as draft düğmesine basın: henüz yöneticiler dışında kimse görmez. Hazır olduğunda Start düğmesine basın.
Biri hedefe ulaştığında teklif Waiting for approval altında görünür: Approve ya da Reject. Ödül verildikten sonra Mark paid düğmesine basın. Uygulama hiçbir ödeme yapmaz; bu yalnızca kayıttır.
Kararlar
Kararlar, kliniğin personel için yazılı kurallarıdır; örneğin fiyat sorularının nasıl yanıtlanacağı. Size yeni bir karar geldiğinde bir uyarı şeridi “You have … new decisions to read” (okunacak … yeni kararınız var) der: Read now düğmesine basın, kararı okuyun ve I have read and agree düğmesine basın.
Karar yayımlamak (yönetici)
- Decisions → Manage decisions → New decision.
- Title ve Decision text (herhangi bir dilde) yazın; Applies from (geçerlilik başlangıcı) ve Who receives it (kime gider: role, göreve, ekibe ya da dile göre) seçin.
- Save draft düğmesine basın, kararı yeniden okuyun, sonra Publish düğmesine basın.
Yayımlanmış bir kararda Who has read it herkesi listeler; okumayanlar için Remind düğmesi vardır. Bir kural değiştiğinde Replace with a new version ya da Cancel decision kullanın; hiçbir şey silinmez. Ekip liderleri, ekiplerinde her kararı kimin okuduğunu görür (My team sekmesi).
Operasyon
Operations: rezervasyonu yapılmış hastaların gelişleri, rezervasyonları, ödemeleri ve tedavi sonrası bakımı, kliniğin saatiyle. Yöneticiler ve yöneticinin operasyon yetkisi verdiği personel içindir.
- Arrivals: seçilen haftalarda gelen ziyaretler, güne göre.
- At the clinic now: gelmiş ve henüz ayrılmamış hastalar.
- Departures: seçilen haftada ayrılan ziyaretler, güne göre.
- To book: hâlâ ayarlanacak oteller, kliniğin aldığı biletler ve transferler; geliş gününe göre.
- Payments due: 14 gün içinde gelecek ya da zaten burada olan ve hâlâ ödenecek tutarı bulunan ziyaretler.
- Deposits: son 60 günün uçak bileti kaporası bağlantıları.
- After-care: tedavi sonrası açık sorunlar, en eskisi önce.
- Operations tasks: otel, bilet, transfer, ödeme ve tarih değişikliği işleri; son tarihi en eski olan önce.
Ziyaretler hasta dosyasındaki Trip kartından eklenir (Add visit).