Hasta dosyaları ve aşamalar · Yardım merkezi

Hasta dosyaları nereden gelir

“New patient” (yeni hasta) düğmesi yoktur. Dosyalar sizin için oluşturulur:

Yeni lead'ler: bir Meta lead formunu dolduran ya da WhatsApp numaranıza ilk kez yazan hasta (Avlu Lead Dağıtımı ya da Avlu WhatsApp ile).
İçe aktarma: yönetici hastaları Settings → CRM → Import and export bölümünden bir CSV dosyasıyla içe aktarır (bkz. Yönetici ayarları).
Geri dönen hastalar: tanınan bir hasta geri geldiğinde uygulama açık dosyasına bir not ekler ya da eski dosyasını yeniden açar; hiçbir zaman ikinci bir dosya açmaz.

Home (ana sayfa)

Home sayfası “Hello” ve adınızla başlar: önce işleriniz, sonra bugünün, bu haftanın ve bu ayın sayılarınız.

My files (dosyalarım): şu anda sizi bekleyen dosyalar, her biri nedeniyle: Missed call (cevapsız arama), Approval (onay), New lead (yeni lead), Overdue (gecikmiş), Due now (zamanı geldi), Needs a reply (yanıt bekliyor) ya da Too long in stage (aşamada çok uzun kaldı). Dosyayı açmak için satıra tıklayın.
Open My Work sizi WhatsApp iş listenize götürür (Avlu WhatsApp).
Sağda rolünüze göre bir panel: işleriniz ve sonuçlarınız, dosyalarınız ve planlarınız, ekiplerinizin şu anki durumu (ekip liderleri) ya da şirket (yöneticiler).

Patients listesi ve panosu

Patients (hastalar) görebildiğiniz dosyaları gösterir. Üstten List (liste), Board (pano) ve All patients (bütün hastalar) arasında geçiş yapın.

Arama: bir ad, bir telefon numarası, bir e-posta ya da dosya numarası (kliniğinizin ön eki ve bir sayı, örneğin ABC-12345).
Filters ve görünümler: listeyi filtreleyin, sonra onu kendiniz, ekibiniz ya da şirket için saklamak üzere Save this view düğmesine basın.
Sütunlar: Patient, Ref, Stage, Status, Owner, Team, Language, Country, Source, Next action, Last activity, Amount, Arrival.
Export CSV (yöneticiler): ihtiyacınız olan filtreyi ayarlayın, sonra Export CSV düğmesine basın.

Ekip liderleri ve yöneticiler birkaç dosyayı işaretleyip alttaki çubuğu kullanabilir: Assign… (ata), Hand out old data… (eski kayıtları dağıt), Change stage… (aşama değiştir) ya da Mark lost… (kayıp olarak işaretle).

Pano

Board bir grubun aşamalarını sütunlar hâlinde gösterir: grubu Group (grup) altından seçin (Lead & contact, Medical & plan, Closing, Won & trip, Nurture ya da Lost). Aşamasını değiştirmek için bir kartı başka bir sütuna sürükleyin. Sürüklerken (bilgisayarda) üstte iki hedef belirir: Drop here to mark lost… (kayıp olarak işaretlemek için buraya bırakın) ve Drop here to nurture until a date… (bir tarihe kadar bekletmek için buraya bırakın); uygulama sonra nedeni ya da tarihi sorar.

Hasta dosyası

Bir dosyayı Patients sayfasından, Home sayfasından ya da bir WhatsApp sohbetindeki Patient file bölümünden açın.

Üst kısım: ad (yalnızca WhatsApp adı varsa Add the real name ile gerçek adı ekleyin), telefon numaraları, Call (Avlu Aramalar), WhatsApp (Avlu WhatsApp) ve dosyanın sahibi; yetkisi olanlar için Claim, Assign this file ya da Unassign.
Sol: olan her şeyin zaman çizelgesi. Altındaki kutudan bir Note (not), bir aramanın Outcome değeri (sonucu: No answer, Voicemail, Followed up, Talked ya da Busy) ya da bir WhatsApp mesajı eklenir.
Sağ: Next steps, Stage, Approvals, Trip (Operasyon ekstrası), Plan (Avlu Tedavi Planı), Money, Documents, Source, Details (ek alanlar için Edit the file) kartları ve aynı hastanın Other files (diğer dosyaları).

Telefonda aynı bölümler sekmeler halindedir: Timeline, Next, Trip, Plan, Money ve Docs.

Aşamalar

Bunlar, pano sırasıyla varsayılan aşamalardır. Aşama adları uygulamada İngilizce görünür. Yöneticiniz bazılarını gizleyebilir ya da panodaki sıralarını değiştirebilir.

Gruplara göre varsayılan aşamalar
Grup	Aşamalar	Bilmeniz gerekenler
New	Fresh	Yeni bir lead. Reactivated ve Warm Lead aşamalarını yalnızca uygulama verir.
Contact	NR1, NR2, NR3, NR4, Call Later	NR, ulaşılamadı (not reached) demektir: birinci ile dördüncü deneme arası. Call Later için bir geri arama saati gerekir.
Medical	Waiting Photos, Need X-Ray, Waiting Diagnostic	Hastanın fotoğraflarını ya da röntgenini, sonra doktoru bekleme.
Plan	Diagnostic Done	Doktor planı onayladı.
Closing	General Price, Offer Sent, Negotiation, Will Think, Will Buy, Agreement, Waiting Ticket	İlk fiyattan anlaşmaya ve uçak biletine kadar.
Won	Deposit, Booked/Won	Second Visit, Third Visit ve Have Problem After Treatment aşamalarını yalnızca uygulama verir.
Nurture	Interested In The Future, General	Change stage içinden birini seçin ya da Nurture until kullanın: dosya seçtiğiniz gün geri gelir.
Lost	No Response, Just For Info, Blocked Me, Wrong Number, Expensive, Not Interested, Not Interested In Turkiye, Lost Competition, Not Suitable, Cancellation	Change stage içinden birini seçin ya da Mark lost ile bir neden seçin.

Her dosyanın ayrıca bir durumu vardır: Open (açık), Won (kazanıldı), Lost (kaybedildi) ya da Nurture (bekletiliyor).

Aşamayı değiştirmek

Dosyada, Stage kartındaki Change stage düğmesine basın.
Yeni aşamayı seçin. Call Later için Call back at (your time) (geri arama saati, sizin saatinizle) seçin. Bir nurture aşaması için Contact again on, dosyanın size geri geleceği günü belirler.
İsterseniz Note (optional) alanına bir not ekleyin ve Save stage düğmesine basın.

Bir dosyayı kapatmak ya da bekletmek için Stage kartındaki diğer iki düğmeyi kullanın:

Mark lost: Reason (neden) seçin: No response, Not interested, Not interested in Turkey, Price, Went to a competitor, Medically unsuitable, Cancelled, Wrong number, Blocked us ya da Information only. Bazı nedenlerle kapanan dosyalar sonradan yeniden açılamaz (Wrong number, Blocked us). Wrong number seçildiğinde uygulama hastanın hangi numarasının yanlış olduğunu sorar.
Nurture until: Contact again on altında günü seçin, sonra Save date düğmesine basın. Dosya bekletilir ve o gün sahibine geri gelir.

Aşama kuralları

Bazı aşamalar önce bilgi ister; örneğin tıbbi aşamalardan önce bir diş fotoğrafı ya da tekliften önce onaylı bir plan. Pencere eksik olanı Needed first altında listeler; örneğin “Save at least one teeth photo, X-ray or CBCT to the file first.” (Önce dosyaya en az bir diş fotoğrafı, röntgen ya da CBCT kaydedin.) Varsayılan olarak bu kurallar yalnızca uyarır; yönetici bir kuralı Settings → CRM → Switches bölümünden geçişi engelleyecek şekilde ayarlayabilir.

Kendiliğinden değişen aşamalar

Doktora gönderilen bir tedavi planı, Waiting Photos ya da Need X-Ray aşamasındaki dosyayı Waiting Diagnostic aşamasına taşır (Avlu Tedavi Planı).
Doktorun onayı dosyayı, daha ileride değilse, Diagnostic Done aşamasına taşır (Avlu Tedavi Planı).
Ödenen bir uçak bileti kaporası dosyayı Deposit aşamasına taşır (Kapora ekstrası).

Sonraki adımlar ve görevler

Next steps kartı dosyanın açık görevlerini ve geri arama saatini gösterir. Görev eklemek için:

Next steps kartında Add task düğmesine basın.
What (ne) seçin: Call back, Follow up, Get a document, Hotel, Ticket, Transfer, Payment due, After-care ya da Other. İsterseniz Short note (optional) alanına kısa bir not ekleyin.
Due (your time) (son zaman, sizin saatinizle) ve How (nasıl) değerlerini ayarlayın: Phone call, WhatsApp ya da Either (ikisinden biri); sonra Add task düğmesine basın.

Görev dosyanın sahibine gider. Zamanı geldiğinde dosya, sahibinin Home sayfasında Due now altında, daha sonra Overdue altında görünür.

Belgeler ve fotoğraflar

Documents kartı hastanın dosyalarını bölmelerde tutar: Teeth photos, X-ray, CBCT, Passport, Flight ticket, Hotel voucher, Agreement, Commitment letter, Plan PDF, Receipt, Medical report, Before / after, Unsorted ve Other.

Hastanın WhatsApp'tan gönderdiği bir fotoğraf ya da belge Save to file ile dosyaya kaydedilir: sohbetteki mesajın menüsünden ya da sohbetin yan panelindeki Patient file bölümünden (Avlu WhatsApp).

Belgeleri yalnızca dosyanın sahibi, onun ekip liderleri ve operasyon personeli görür. Diğerleri “Not shown to you” (size gösterilmiyor) yazısını görür.

Ödemeler

Money kartı tutarı, kaporayı, ödenen miktarı ve kalan bakiyeyi gösterir.

Request deposit (Kapora ekstrası): Avlu WhatsApp ile dosyanın kendi sohbetini açar; kartla ödeme bağlantısını orada, yan panelde oluşturursunuz. Dosyanın kendine ait bir WhatsApp sohbeti yoksa düğme devre dışı kalır (o zaman hastanın güncel sohbetini gelen kutusundan açın). Avlu WhatsApp yoksa bağlantıyı burada oluşturur. Bkz. Tedavi Planı → Uçak bileti kaporaları.
Record payment (yöneticiler ve operasyon personeli), bağlantının dışında alınan bir ödemeyi kaydeder. Tür: Payment, Deposit (flight ticket), Refund ya da Adjustment; yöntem: Card at the clinic, Cash, Bank transfer ya da Other.