Yönetici ayarları

Yönetici olarak ilk gününüz

Avlu, kurulum ekibi tarafından sunucunuza kurulur ve bağlanır: satın aldığınız uygulamalar için WhatsApp (Meta), CloudTalk, kartla ödeme ve Meta lead formlarınız. Sonra yönetici geri kalanını şu sırayla ayarlar:

1. Şirket: kliniğin adı, logoları, fotoğrafları ve dilleri.
2. Kullanıcılar ve Ekipler: ekibinizi davet edin ve ekiplere yerleştirin.
3. Plans and prices: fiyat listesi ve PDF'in klinik hakkında söyledikleri (Avlu Tedavi Planı).
4. WhatsApp: bağlantıyı ve numaraları kontrol edin (Avlu WhatsApp).
5. Lead dağıtımı ve aramalar: bkz. Lead Dağıtımı ve Aramalar.
6. Features: ücretsiz ekstraları açın ya da kapatın.

Ayarlar menüsü yalnızca kliniğinizde olan uygulamaların sayfalarını gösterir. Her değişiklik denetim kaydına (audit log) yazılır.

Şirket: ad, logolar ve fotoğraflar

Settings → Company → Clinic:

• Clinic name (PDF'lerde, makbuzlarda, ödeme sayfalarında ve mesajlarda hastalara gösterilir), Legal name (yasal unvan), City patients see (hastaların gördüğü şehir), Country (2 harfli kod), Company time zone (şirketin saat dilimi) ve File reference prefix (dosya numaralarında kullanılan 1 ila 4 büyük harf).
• Address, Website, E-mail ve Phone: plan PDF'ine ve makbuza basılır.
• Logo: For light backgrounds (açık zeminler için) ve For dark backgrounds (PDF cover) (koyu zeminler için, PDF kapağı); PNG, WebP ya da JPEG.
• Clinic photos: plan PDF'i için kliniğin en fazla 4 fotoğrafı (Add a photo). Fotoğraf yoksa PDF'te fotoğraf sayfası olmaz. Buraya asla hasta fotoğrafı koymayın.
• PDF başlıkları için Accent colour (vurgu rengi), Default currency (varsayılan para birimi), Main markets (ana pazarlar) ve Patient languages (hasta dilleri).

Bölümün altındaki Save düğmesine basın. Company sayfasının geri kalanı klinik genelindeki kuralları belirler: Routing (New-lead team ve Pool team), Inbox visibility (örneğin Agents see new leads ve Claim on reply), Templates policy, Opt-out keywords, Follow-up defaults, Messages (imzalar, fiyat uyarısı), Notifications ve Sign-in security (Roles that need 2-step codes).

Kullanıcılar

Settings → Users: kişileri davet edin, rollerini ve görevlerini belirleyin, neler yapabileceklerini kontrol edin. Lisansınız sınırsız kullanıcı içerir.

1. New user düğmesine basın. Adı, e-postayı, Role, Job function, ekipleri (her biri Member ya da Leader olarak) ve Primary team alanlarını doldurun. Klinik sahipleri, doktorlar ve yalnızca görüntüleyen müdürler için Free user (view, doctor and reports only) kutusunu işaretleyin.
2. Create user düğmesine basın. Invite link for (kişinin adı) penceresi tek kullanımlık bir bağlantı gösterir. Copy link düğmesine basın ve bağlantıyı kişiye kendiniz gönderin, örneğin WhatsApp'tan. Bağlantı bir kez ve 72 saat boyunca çalışır; yalnızca şimdi gösterilir.
3. Done düğmesine basın.

Bir kişinin satırındaki ⋯ menüsü: Edit (rolü değiştirmek kişinin bütün oturumlarını kapatır), Capabilities (bkz. Roller ve yetkiler), Sessions, New invite link (şifresini unutan biri için de), Unlock sign-in, Reset 2-step codes ve Deactivate…: “They are signed out everywhere and cannot sign in. Their conversations go to Unassigned in their team. Nothing is deleted.” (Bütün oturumları kapanır ve giriş yapamaz. Sohbetleri ekibinde atanmamışlara geçer. Hiçbir şey silinmez.) Devre dışı bırakılan bir kişi sonradan yeniden etkinleştirilebilir; yeni lead alması gerekiyorsa onu lead dağıtım sırasına yeniden ekleyin.

Ekipler

Settings → Teams: ekip liderleri yönettikleri ekiplerin sohbetlerini görür ve yeniden atar; bir kişinin ana ekibi, sohbetlerinin nereye ait olduğunu belirler.

• New team: bir ad, bir renk ve (isteğe bağlı) bir açıklama.
• Members: Add a person… ile Member ya da Leader olarak ekleyin. Çıkardığınız kişilerin geçmişi kalır.
• Structure: ekibin türü (bkz. Ekip yapısı).
• Archive: ekip seçim listelerinden kalkar; geçmişi kalır.

Plans and prices (planlar ve fiyatlar)

Settings → Plans and prices, tedavi planlarının resmî fiyat listesidir: danışmanlar ve doktorlar tedavileri seçer, fiyat ise her zaman buradan, planın para biriminde gelir. Dört sekmesi vardır.

Treatments and prices (tedaviler ve fiyatlar)

1. Yaygın tedaviler için, adları 7 dilde hazır gelen Add the starter list düğmesine ya da kendi tedaviniz için Add treatment düğmesine basın (IMPLANT_NOBEL gibi bir kod, İngilizcesi zorunlu olmak üzere her dildeki adlar ve Lifetime warranty ya da Always included (free) gibi seçenekler).
2. Fiyatları tabloya para birimi başına girin. Çok sayıda fiyatı birden yapıştırmak için Import prices kullanın: Excel'den satırları, kodu ve para birimlerini (GBP, EUR, USD, TRY) içeren bir başlık satırıyla yapıştırın; tutarlar tam sayı olarak. Boş hücre fiyatı korur; “-” fiyatı kaldırır. Neyin değişeceğini görmek için Check, saklamak için (değişiklik sayısıyla birlikte görünen) Save düğmesine basın.
3. “… treatments have no price yet” (… tedavinin henüz fiyatı yok) uyarısını giderin: planın para biriminde fiyatı olmayan bir tedavi plana konamaz.

Arşivlemek bir tedaviyi yeni planlardan gizler; hiçbir şey silinmez (Show archived onları yeniden gösterir).

Packages (paketler)

Add package (örneğin All-on-4): paketteki tedaviler ve ziyaretleri, sabit bir fiyat ya da kalemlerin toplamı, her kalemin fiyatının varsayılan olarak görünüp görünmeyeceği ve paketin ücretsiz uçak biletini içerip içermediği. Danışmanlar bir plan seçeneğini tek tıkla bir paketten doldurur.

Rules (kurallar, Avlu Tedavi Planı)

• Treatment plans on: kapalıyken plan menüsü ve Make plan düğmesi gizli kalır; bu arada fiyat listesini hazırlayabilirsiniz.
• Staff may record the doctor's WhatsApp approval ve The doctors (her satıra bir ad, en fazla 20): personelin, WhatsApp'ta verilen bir onay için seçtiği adlar.
• Currencies a plan may use (bir planın kullanabileceği para birimleri); danışman, ekip lideri ve yönetici için en yüksek indirim; Free flight ticket (hangi toplamdan itibaren, en fazla hangi tutara kadar); USD'den kurlarıyla hesaplanan fiyatlar; Offer valid for (days) (teklifin geçerlilik süresi, gün).
• Patients see the price of each item (in the plan PDF) (hastalar her kalemin fiyatını plan PDF'inde görür) ve Staff see the price of each item (in the plan editor) (personel her kalemin fiyatını plan düzenleyicide görür): anahtar kapalıyken bu kişiler yalnızca toplamları görür. Yöneticiler her fiyatı her zaman görür.

Değişiklikler birkaç saniye içinde uygulanır.

PDF content (PDF içeriği, Avlu Tedavi Planı)

PDF'in klinik hakkında söyledikleri. Yalnızca doğrulayabileceğiniz bilgiler yazın: boş bırakılan hiçbir şey basılmaz. Adlar, unvanlar ve yorumlar her dilde yazıldığı gibi basılır.

• Doctors (“Your care team” sayfası): Add a doctor, sonra bir fotoğraf, Name (örneğin Dr. Ad Soyad), Title (unvan) ve Specialty (uzmanlık). En fazla 6. Doktor yoksa bu sayfa çıkarılır. Take this doctor off the PDF bir doktoru PDF'ten kaldırır.
• Figures (“Why us” sayfası): Google rating (1-5), Google reviews, Years of experience, Patients treated, Implants placed ve Certificates and memberships (one per line, up to 8): yalnızca kliniğin gerçekten sahip olduğu sertifika ve üyelikler.
• Google reviews: kliniğin Google profilindeki gerçek yorumları kelimesi kelimesine kopyalayın. Add a review: Name (as on Google), From (optional), Language, Stars ve Review (10 ila 320 karakter). Her PDF'e iki yorum basılır; önce PDF'in dilindekiler, sonra İngilizceler. Bu yüzden hastalarınızın dillerinde yorum ekleyin. En fazla 12.
• Before / after photos (“Smiles we have made” sayfası): Before ve After fotoğraflarını seçin, “This patient agreed in writing that we show these photos.” (bu hasta, bu fotoğrafları göstermemize yazılı olarak izin verdi) kutusunu işaretleyin ve Add this pair düğmesine basın. En fazla 4. Hastanın yazılı onayı olmadan asla eklemeyin.
• Every patient also gets (“What is included” sayfası): Medication after treatment, Coordinator and translator, Written warranty certificate. Yalnızca kliniğin gerçekten her hastaya verdiklerini açın.

Sekmenin altındaki Save düğmesine basın.

WhatsApp

Settings → WhatsApp, kliniğin WhatsApp numarasını Meta'nın gördüğü haliyle gösterir; buradaki hiçbir şey hastalara mesaj göndermez. Bağlantının kendisi Avlu kurulurken sunucuda yapılır.

• Test connection “Connection works” (bağlantı çalışıyor) yanıtını vermelidir. Refresh numaranın bilgilerini yeniden yükler: Quality, Messaging limit, Display name, Health check ve Alerts from Meta.
• Numbers: kliniğin WhatsApp numaraları. Yanıtlar her zaman sohbetin bulunduğu numaradan gider. Add number şunları sorar: Meta phone number id (WhatsApp Manager → Phone numbers altında), “English team” gibi bir Label, Languages (new conversations) ve numaranın Stays on the WhatsApp Business app on a phone (bir telefondaki WhatsApp Business uygulamasında da kalıyor) olup olmadığı.
• Bir numarada: Edit, Check now, Pause new conversations / Take new conversations again ve Archive (önce açık sohbetlerini kapatın). Hiçbir şey silinmez. Lisansınız 3 numara içerir; fazlasını Settings → Programs sayfasından isteyin.
• Phone number request: yalnızca kullanıcı adı olan bir kişide biri Ask for phone number düğmesine bastığında gönderilen metin.

Settings → Labels (herkes): etiketleri yeniden adlandırın, rengini değiştirin ya da arşivleyin; New label.

Ödemeler (uçak bileti kaporaları)

Settings → Payments: danışmanlar hasta panelinde güvenli bir bağlantı oluşturur; uygulama ödemeyi kendiliğinden öğrenir, hasta dosyasına kaydeder ve danışmana haber verir. Kaporayı yalnızca hastanın uçak biletini aldığınızda isteyin; tedavi ücretinden düşülür.

• Deposit payments on: kapalıysa yeni bağlantı oluşturulamaz ve ödeme sayfası bağlantının etkin olmadığını söyler.
• Para birimi başına tutarlar: Default (varsayılan), Lowest (en düşük) ve Highest (en yüksek).
• Link valid for (days) (bağlantının geçerlilik süresi, gün) ve yabancı hastalar için iyzico'ya gönderilen kimlik numarası.

Kartla ödeme hesabı (iyzico) kurulumda sunucuda bağlanır.

Work queue (iş kuyruğu)

Settings → Work queue: My Work listesinin her kişi için nasıl sıralandığı. Tier order per job function (göreve göre sıralama), yeni lead penceresi ve süreleri, sessiz saatler, 24 saatlik pencere kapanmadan önceki uyarı (Window warning (hours left), Avlu WhatsApp) ve aranabilir ve çalışma saatleri değiştirilebilir. Varsayılanlar çoğu kliniğe uyar; Change history kimin neyi değiştirdiğini gösterir.

CRM: alanlar, oteller ve içe aktarma

Settings → CRM: bu uygulamanın hasta dosyaları. Sekmeler: Switches, Stages, Reasons, Fields, Hotels ve Import and export.

• Fields: New field her dosyaya kendi alanınızı ekler: bir ad, bir tür (Text, Number, Date, Choice from a list ya da Yes / no), seçenekler ve Needed from stage (alanın hangi aşamadan itibaren doldurulması gerektiği).
• Stages: bir aşamanın rengini, pano grubundaki yerini değiştirin ya da onu seçim listelerinden gizleyin. Bir aşama asla yeniden adlandırılmaz ya da silinmez: dosyalar ve geçmişleri onu korur. Reasons kayıp ve bekletme (nurture) nedenlerini listeler.
• Switches → Stage rules: varsayılan olarak bir kural yalnızca uyarır. Bir kuralı engelleyecek şekilde ayarlarsanız, veri tamamlanana kadar geçişi durdurur (örneğin tıbbi bir aşamadan önce diş fotoğrafı).
• Hotels: hastalar için rezervasyon yaptığınız oteller.

Hasta içe aktarmak

1. Excel'de Farklı Kaydet → CSV UTF-8 (virgülle ayrılmış) seçin. En fazla 10.000 satır ve 5 MB.
2. Settings → CRM → Import and export → Choose a CSV file.
3. Her alanı dosyanızdaki bir sütunla eşleştirin. Telefon zorunludur (Phone (needed)); dosyanızda olmayan bir alan için Not in the file (dosyada yok) seçeneğini bırakın.
4. Check the file (dosyayı kontrol et) düğmesine basın ve sonucu okuyun. Kontrol hiçbir hasta ya da dosya oluşturmaz.
5. Import for real düğmesine basın ve onaylayın. Bu düğme yalnızca aynı dosyanın kontrolü bittikten sonra çalışır. Her satır yeni bir lead ile aynı kurallardan geçer: “New patient and file” (yeni hasta ve dosya), “Old file reopened” (eski dosya yeniden açıldı) ya da “Added to the open file” (açık dosyaya eklendi). Var olan bir hastaya asla ikinci dosya açılmaz.

Dışa aktarmak için Patients sayfasını açın, ihtiyacınız olan filtreyi ayarlayın, sonra Export CSV düğmesine basın.

Korumak istediğiniz bir CRM'i zaten kullanıyor musunuz? Avlu onun yanında çalışabilir: bkz. CRM'inizle birlikte çalışır.

Features: ücretsiz ekstralar

Settings → Features: lisansınızın izin verdiği ücretsiz ekstralar. Kliniğinizin kullanmadıklarını kapatın; değişiklikler herkes için hemen uygulanır.

• Leaderboard: ekip sıralaması sayfası (liderlik tablosu).
• Rewards: personelin kazanabileceği teklifler ve ödüller sayfası.
• Decisions: personelin okuyup onaylayacağı kararlar.
• Reports: huni, rezervasyonlar, kayıplar, hız, aktivite ve daha fazlası. Overview bunlar olmadan da açık kalır.
• Operations: operasyon panosu (gelişler, ziyaretler, transferler).

Kaporalar Settings → Payments sayfasından açılıp kapatılır. Lisansınızın içermediği bir ekstrada “Not in your licence” (lisansınızda yok) yazar.

Yedekler, sistem ve denetim kaydı

• Yedekler her gece sunucunuzda alınır. Settings → Programs → Backups, Last good backup (son başarılı yedek) ve Backup timer (yedekleme zamanlayıcısı) bilgilerini gösterir; yalnızca okunur. Bir uyarı şeridi hiç yedek bildirilmediğini ya da sonuncusunun eski olduğunu söylüyorsa BT ekibinizden sunucudaki yedekleme zamanlayıcısını kontrol etmesini isteyin.
• Settings → System: arka plan işçisi (worker), iş kuyrukları, boş disk alanı ve son yedek.
• Settings → Audit log: uygulamada yapılan her değişiklik; kimin yaptığı ve ne zaman. Buradaki hiçbir şey düzenlenemez ya da kaldırılamaz.