Roller ve yetkiler
Kliniğinizde her kişinin neyi görüp neyi yapabildiği ve yöneticinin bunu tek bir kişi için nasıl değiştirdiği.
Üç rol
Her kullanıcının tek bir rolü vardır. Rol, kişinin neler yapabileceğini; üyesi olduğu ekipler ise hangi hastaları göreceğini belirler.
| Rol | Neler yapar |
|---|---|
| Agent (danışman) | Kendi sohbetleri ve hasta dosyaları üzerinde çalışır: yanıtlar, özel notlar, etiketler, öncelik, takipler, erteleme, arama kaydı, “mesaj gönderilmeyecek” (do-not-message) işareti, kişisel hızlı yanıtlar, şablon taslakları, kişisel kayıtlı görünümler, tedavi planları, kapora bağlantıları ve Calls sayfası. Yeni lead olmayan, atanmamış bir sohbeti üstlenebilir. |
| Team leader (ekip lideri) | Danışmanın yaptığı her şeyi, yönettiği ekiplerin bütün sohbet ve dosyaları için yapar. Ayrıca: bu ekiplerde yeniden atama, toplu işlemler, do-not-message işaretini kaldırma, şirket etiketleri, ekip hızlı yanıtları, şablonları Meta'ya gönderme (Review queue), Team sayfası, Live board ve Distribution report, bir kararı kimin okuduğunu görme, herhangi birinin kapora bağlantısını iptal etme, ücretsiz uçak biletini onaylama, bir tutarı değiştirme (override), hastaları birleştirme ve ekip raporları. |
| Admin (yönetici) | Bütün klinikte her şey: kullanıcılar, ekipler, tüm ayarlar ve bağlantılar, denetim kaydı (audit log), lisans, fiyat listesi ve kalem fiyatları, operasyon, şirket raporları, içe ve dışa aktarma, ödeme kaydetme, kararlar ve ödüller. |
İki adımlı doğrulama, varsayılan olarak yöneticiler ve ekip liderleri için zorunludur. Hangi rollerin kod kullanacağını yönetici Settings → Company → Sign-in security → Roles that need 2-step codes bölümünden değiştirebilir.
Bir ekipteki Leader üyeliği yalnızca Team leader rolündeki biri için geçerlidir. Bir kişinin rolünü değiştirmek, o kişinin bütün cihazlardaki oturumunu kapatır.
Görev (job function)
Rolün yanında her kullanıcının bir görevi de vardır: Advisor (danışman), Coordinator (koordinatör) ya da Other (diğer). Görev tek başına hiçbir yetki vermez. Kişinin My Work listesinin sırasını (bkz. Settings → Work queue), Home sayfasında hangi paneli gördüğünü, yeni lead'lerden kimin haberdar edildiğini (Settings → Company → Notifications) ve hangi ödül ve kararların ona yönelik olduğunu değiştirir.
Ücretsiz kullanıcılar: klinik sahipleri, doktorlar ve yalnızca görüntüleyen müdürler
Settings → Users → New user (ya da Edit) penceresinde Free user (view, doctor and reports only) adlı bir onay kutusu vardır. Bu kutu klinik sahipleri, doktorlar ve yalnızca görüntüleyen müdürler içindir: tedavi planlarını, doktor onaylarını, hasta dosyalarını ve raporları açarlar; ama WhatsApp gelen kutusunu, otomatik arama ekranını ve lead kuyruğunu açmazlar. Ücretsiz kullanıcıların kullanıcı listesinde Free rozeti vardır. Bir yönetici ücretsiz kullanıcı olamaz.
Lisansınız sınırsız kullanıcı içerir; bu kutu yalnızca kişinin açabileceği ekranları sınırlar.
Doktorlar
“Doktor” bir rol değildir. Doktor, genellikle ücretsiz kullanıcı olan ve iki ek yetkisi bulunan bir kullanıcıdır. Bunları bir kez ayarlayın:
- Doktorun kullanıcısını oluşturun: Settings → Users → New user, Free user (view, doctor and reports only) kutusunu işaretleyin, kaydedin ve davet bağlantısını gönderin.
- Kullanıcı listesinde doktorun satırındaki ⋯ menüsünü açın ve Capabilities seçeneğini seçin.
- Doctor: diagnose cases (tooth chart) ve Doctor: approve treatment plans satırlarını Grant (ver) yapın, sonra Save capabilities düğmesine basın.
Doktor artık menüde Doctor sayfasını görür. Yeni bir kullanıcı lead dağıtım sırasında olmadığı için doktora hiçbir zaman yeni lead gitmez. Yöneticilerde bu iki yetki zaten vardır.
Doktor adları iki yerde daha görünür; bunlar kullanıcı değil, yalnızca ad listeleridir:
- Settings → Plans and prices → Rules → The doctors: personelin, WhatsApp'ta verilen bir doktor onayını kaydederken seçtiği adlar.
- Settings → Plans and prices → PDF content → Add a doctor: plan PDF'inin “Your care team” (bakım ekibiniz) sayfasında basılan doktorlar.
Tek bir kişinin yetkilerini değiştirmek
Bir kişinin, rolünün verdiğinden daha fazlasına ya da daha azına ihtiyacı varsa yönetici bunu yalnızca o kişi için değiştirir:
- Settings → Users, sonra kişinin satırındaki ⋯ → Capabilities.
- Capabilities of (kişinin adı) penceresinde Role default (rolün varsayılanı) sütunu her satır için Yes ya da No gösterir. For this user altında Role default (rolün varsayılanı) seçeneğini bırakın ya da Grant (ver) veya Revoke (geri al) seçin.
- Save capabilities düğmesine basın. Değişiklik hemen uygulanır.
İhtiyaç duyabileceğiniz satırlar, penceredeki adlarıyla: Send WhatsApp messages, Claim unassigned conversations, Reassign in teams they lead, Reassign anything, Submit templates to Meta, Team page, Request a deposit payment link, Make and send treatment plans, Edit the price book (treatments, prices, packages), See the price of each item in plans (staff see totals only), Calls page: call my leads stage by stage ve Write and publish staff decisions.
Dört satır her zaman role uyar ve kişi bazında değiştirilemez: Restrict processing (GDPR), Audit log, Users and invites ve Company settings and integrations. Bunları birine vermek için kişinin rolünü değiştirin.
Kim hangi sohbeti ve dosyayı görür
- Danışmanlar (Agent) sahibi oldukları sohbet ve dosyaları görür. Agents see new leads açıkken (Settings → Company → Inbox visibility) ekiplerinin yeni ve atanmamış kişilerini de görürler; Agents see returning pool patients açıkken sahibi olmayan geri dönen hastaları da görürler.
- Ekip liderleri (Team leader) yönettikleri ekiplerdeki kişilerin sahip olduğu her şeyi görür. Bir kişinin sohbetlerinin hangi ekibe ait olduğunu Primary team (ana ekip) belirler.
- Yöneticiler (Admin) her şeyi görür.
- Ücretsiz kullanıcılar (Free user) hasta dosyalarını, planları ve raporları görür; gelen kutusunu hiçbir zaman görmez.
Atama: Danışman atama yapamaz. Yeni lead olmayan, atanmamış bir sohbeti Claim ile üstlenebilir ve yönetici izin verirse (Agents may hand conversations back) bir sohbeti geri bırakabilir. Ekip lideri yönettiği ekipler içinde, yönetici ise herkese atama yapar. Bir sohbetin ya da dosyanın sahibi değiştiğinde önceki sahibin erişimi hemen kalkar. Yeni lead'leri lead dağıtımı verir; yeni lead üstlenilemez (bkz. Lead Dağıtımı).
Ekip yapısı (isteğe bağlı)
Çoğu klinik düz ekiplerle çalışır. Kliniğiniz, birkaç hasta danışmanını yöneten tedavi koordinatörleriyle çalışıyorsa yönetici bunu Settings → Teams → Structure bölümünde tanımlayabilir. Ekip türleri şunlardır: Company (şirket), Language team (dil ekibi), TC pod (tedavi koordinatörü grubu), Returning patients desk (geri dönen hastalar masası) ve Team (ekip).
TC pod, bir dil ekibinin altında yer alan bir tedavi koordinatörü (grubun lideri) ve en fazla 4 hasta danışmanıdır. Grubun lideri grubun dosyalarını görür, grup içinde atama yapabilir ve grubun raporlarını görür. Bir gruptaki hasta danışmanı, sohbette Hand over to (koordinatörüne devret) seçeneğini kullanabilir.